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domingo, junio 15, 2008

Cómo crear una lista de cosas por hacer

Seis razones para crear una lista:- Ayuda a contralar su propio tiempo- Muestra todo lo que desea lograr- Minimiza el desorden mental- Mejora la memoria- Libera memoria "RAM" mental ya que vacía el cerebro de cosas triviales- Ayuda a priorizar sus actividades
Construyendo una lista maestra:- Siempre tenga una libreta cerca para anotar cosas en cuanto se le ocurren- Vacíe su cabeza de cosas por hacer y viértalas en el papel- No se preocupe por la prioridad, importancia o tiempo que le llevará cada actividad- No trate de realizar hoy todo lo que anotó en esta lista- Usted construirá su lista diaria basándose en esta lista
Categorizando y asignando prioridades:- Clasifique las actividades de la lista maestra según categorías (hogar, trabajo, llamadas, trámites, etc.) - Divida los proyectos grandes en etapas más pequeñas- Asigne una letra a cada actividad de la lista de esta manera: A = debo hacer, B = debería hacer, C = podría hacer- Asigne prioridades a las actividades de cada categoría según la letra
Lista diaria de cosas para hacer:- Limite su lista diaria a no más de 10 cosas por hacer- No incluya más de 2 proyectos grandes o difíciles- Esta lista incluye citas y responsabilidades con otras personas- Incluya también todas las actividades con letra A de la lista principal- Si cree que tendrá tiempo, complete la lista con actividades de clase B y C- Deje lugar para actividades urgentes que puedan surgir
Creando una lista de cosas para NO hacer:- No todas las cosas en su lista de cosas para hacer deben hacerse- La llave de la productividad es saber cómo pasa usted su tiempo, qué hace, cuánto tiempo le lleva y qué beneficio obtiene- Escriba un diario con todas las actividades que realiza a lo largo de una semana- Evalúe el tiempo invertido en relación con el "beneficio" obtenido de cada actividad- ¿Cuánto beneficio o placer está recibiendo de cada actividad?- Mantenga en su lista de cosas para hacer a las actividades que le reditúen mayores beneficios y placer- Pregúntese si las actividades con menores beneficios o menos placenteras deben ser realizadas- Si deben ser realizadas, ¿Tiene que llevarlas a cabo uster?- Si las debe realizar usted, ¿Pueden simplificarse?
Realizando las actividades de la lista:- Las responsabilidades deben completarse en orden de importancia a menos que tengan un horario específico- ¿Es esta la mejor manera de usar su tiempo?- Su meta es completar todas las actividades de clase A- Luego complete tantas actividades de clase B y C como le sea posible- Sea realista en cuanto a lo que puede realizar en un día- Escriba su lista en una agenda- Si es posible, asigne un horario a cada actividad- Si no completó una actividad es porque tiene demasiados items en su lista- Mueva las actividades no realizadas a la lista del día siguiente y vuelva a evaluar las prioridades
Asegúrese de cumplir sus responsabilidades:- Si usted es de los que dejan todo para último momento, fije límites de tiempo.- Conozca su estilo de trabajo: largos trechos o etapas cortas- Conozca sus horarios de alta y baja energía- Planifique sus actividades de acuerdo con su estilo y energía- Utilice elementos que ayuden a su memoria: alarmas, notas, etc.
Otras alternativas:- Pida a su familia que lo ayude con las responsabilidades de su lista- Pida a un compañero de trabajo que lo ayude con tareas rutinarias y ofrezca su ayuda cuando él la necesita- Establezca una red de ayuda con sus vecinos, amigos o conocidos para distintas actividades (llevar los niños a la escuela, hacer las compras, etc.)


Breve Cuestionario

Sobre la semana pasada: -Revisa, en lo posible agenda en mano, los compromisos de la semana pasada.

Algunas preguntas guías:

¿Qué has hecho para cumplir tus obligaciones y objetivos?

¿Cómo lo has hecho específicamente? ¿Con qué estrategia, paso a paso?

¿Qué dificultades encontraste?

¿Qué has dejado de hacer?

¿Que has aprendido?

¿Qué te ha gustado más?

¿Qué es lo que menos te ha gustado?

¿Qué crees que se podría mejorar, o cambiar?


Sobre la próxima semana: -Programa las citas y obligaciones que se producen semanalmente. Esto deja libre el resto del tiempo.

-Fija tus roles y metas para la semana, escríbelas en la agenda, y después convierta esas metas en un plan de acción específico.

Algunas preguntas guías:

¿Qué tipo de ayuda necesita? ¿Para que problema específicamente?

¿Qué obligaciones están pendientes de cumplir y que es lo que esta haciendo para llevarlas a cabo?

¿Qué planes tiene para la próxima semana?

¿Qué es lo que debes hacer mañana?

¿Qué es lo que vas a hacer para estar a punto mañana?

¿Cómo te sientes?

¿Cuál es tu estado de ánimo?

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