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jueves, octubre 04, 2007

organización casa y oficina


Tomo toda una vida ser desorganizado en la casa y el trabajo, bien vale tomarse un tiempo, y pedir ayuda para mejorar.

El problema: el desorden es un reto que parece imposible de superar haciendo que la persona se sienta en constante agobio.

La solución: Es posible abordar este problema, entre otras cosas, dividiendo las tareas en pasos y realizando un seguimiento sistemático para cada paso.

1.- Organización y funciones ejecutivas

2.-Destrezas para organizarse en la casa y el trabajo

3.- Mantener la organización.

4.- Organización y nuevas tecnologías

1.- Organización y Funciones Ejecutivas

Las funciones ejecutivas son un Set de procesos psicológicos que nos permiten hacernos una representación mental de nuestra tarea en curso, mantener este objetivo en la memoria, inhibir los estímulos que nos puedan distraer, y también las funciones ejecutivas nos permiten darnos auto-instrucciones, que guían nuestra conducta de manera secuencial:

1.- ¿Qué quiero?

2.- ¿Cómo lo haré?

3.- ¿Cuánto estimo tardaré?

4.- ¿Cuál es la correspondencia entre la meta y los resultados?

La función ejecutiva es un conjunto de habilidades mentales que permiten la anticipación y el establecimiento de metas, el diseño de planes y programas, el inicio de las actividades y de las operaciones mentales, la autorregulación y la monitorización de las tareas, la selección de los comportamientos, la flexibilidad en el trabajo, y su organización en el tiempo y el espacio. El período más grande de desarrollo de la función ejecutiva ocurre entre los 6 y los 8 años. Por lo general a los doce años, los niños ya tienen una organización cognoscitiva muy cercana a la que se observa en los adultos

Las funciones ejecutivas, son el director de orquesta que dirige nuestros procesos mentales, y en muchas personas, especialmente las que tienen déficit de atención/hiperactividad, este proceso se ve alterado en algunas de sus etapas, por ejemplo: dificultad para hacer una representación mental del resultado de la tarea, dificultad para emprender la acción, dificultad para terminar la tarea, dificultad para desconectarse de la tarea y cambiar a otra cosa, dificultad para no dejarse desviar por estímulos tanto externos , como internos, etc.

Para ordenar una habitación se necesita un plan de organización y las funciones ejecutivas en todo su esplendor; planificar un sistema de categorías con las cosas a ordenar, clasificar los distintos objetos en las categorías correctas, colocar los envases en los lugares adecuados, y remover y eliminar lo que ya no sirve.

Es práctico tener presente una lista a la vista con los beneficios de la organización en la casa y oficina.

Invertir menos tiempo buscando cosas

Ser un modelo positivo para los menores

Reducir la sensación de sentirse abrumado

Ser más productivos

Ganar más dinero

Mejorar relaciones, amigos, pareja etc.

2.-Destrezas para organizarse en la casa y el trabajo

Una estrategia para organizarse.

1.- Descomponer en un número de casos relativamente pequeño y progresar en estos pasos uno a la vez. Organizar el espacio del más fácil al más difícil, seleccione el más fácil, establezca cuanto tardará, divida el tiempo en sesiones cortas de trabajo de 30 a 60 minutos, y programe en su agenda las sesiones de organización. Utilice algunas estrategias de motivación para premiarse después de que termine cada tramo:

Elija una recompensa con la que reforzar el cumplimiento de una sesión de organización

Trabaje con otra persona con la que ir chequeando los contratos de acción

Use alarmas, música, escuchar un CD, o canción mientras trabaja.

Es imprescindible que antes de empezar una sesión de organización nos encontremos en un estado de plenitud de recursos mentales: con la medicación activa en el organismo, en una hora del día que tengamos energía, después de una actividad física energizante, etc.

Organizar por zonas

Identifique el estado actual del orden de las cosas en la habitación, establezca distintas zonas y dibuje en un papel el orden que quiere. (Transfórmate en un sofisticado diseñador de interiores con la solución online disponible en Designmyroom. No sólo puedes crear tu propio cuarto, sino también compartirlo con otros usuarios de esta plataforma).

Ejemplo de 6 zonas:

- Ordenador sobre el escritorio

- Impresoras, MODEM, suplidos para la impresora y ordenador, catálogos de compras.

- Revistas científicas y almacén para artículos profesionales

- Áreas para fotografías

- Papeles financieros: archivos, cuentas a pagar, cheques adicionales, libretas de banco, calculadora.

- Zona de lectura: silla de descanso, lámpara, teléfono, libreo

Materiales: cajas, envases plásticos, bolsas de basura, cinta adhesiva, marcadores lápiz y papel, suplidos de limpieza, etiquetas.

Las tres cajas etiquetadas:

1.- mantener aquí

2.- no estoy seguro

3.-va en otra parte

Si le cuesta decidir inmediatamente a que zona va que cosa mientras ordena, guárdela en no estoy seguro, cierre la caja con cinta adhesiva, escriba con marcador una fecha 3 a 6 meses posterior en el exterior y revisará el contenido en ese futuro.

- si en ese período de tiempo no lo ha necesitado bótelo

- si lo ha necesitado encuentre u lugar y colóquelo ahí.

Repita los pasos para cada zona.

Ideas para mantenerse organizado

Ideas para gestionar el papeleo

- Botarlo, reciclarlo

- Referirlo a otra persona

- Actuar sobre el ahora mismo

- Guardarlo archivarlo

- Remover de la lista de correo

Sistema de archivos con marcadores, con 43 cartapacios, uno por cada mes del año y para 31 días del mes.

- Archive los papeles en la fecha que actuará sobre ellos

- Verifique diariamente

- Muévase al mes siguiente y clasifique los papeles en los cartapacios diarios

- Archive papeles, notas, mensajes telefónicos, volantes, cupones, facturas, correo.

Ideas para almacenar

- Contenedores transparentes

- Contenedores sobre la puerta: joyas, maquillaje, limpieza, oficina, bebé, guantes, sombreros, bufandas, artesanía, etc.

- El canasto de tirar mesa contenedor puerta. Llaves espejuelos, billetera, maletines, mochila

- Centros. Canastos, cajas, cubos, carretilla, lista de categorías en tablón de anuncios.

8 maneras de mantenerse organizado

1.- La caja a la mano: caja a la mano con artículos fuera de lugar mientras ordena, terminado de ordenar reubicaros

2.- Al vuelo: gaveta abierta: ciérrela

Basurero lleno: vacíelo, ropa en el piso. Cuélguela, papeles sueltos: caja a la mano

3.- recogido en 10 minutos cada noche dedique 10 minutos junto a su familia para colocar cada cosa en su lugar

4.- Borre la evidencia recoja lo que se caiga

Guarde lo que use

Limpie inmediatamente

5.- la regla de los 15 minutos. Concentre sus esfuerzos en una cosa por 15 minutos (programe alarma por ejemplo), luego decida si puede continuar.

6.- reste antes de sumar: no compre al menos al menos que haya eliminado algo parecido que no haya usado (Ej. revistas, libros)

7.- sistema de 5- 10; ponga de 5 a 10 artículos en su lugar.

8.- caja de botar-regalar.

4.- Organización y nuevas tecnologías

Los puntos clave para la organización del papeleo es mantener todo en el mismo cajón, en archivadores, uno para cada asunto y…el ordenador guarda y ordena todo.

- Que el banco envíe los recibos y guardarlos en el ordenador

- Realizar transferencias o simples visitas para consultar la cuenta corriente

- La nómina de muchas empresas están online

- La declaración de la renta es cada vez más online

- Del billete en mano al billete electrónico

- Pedir presupuestos online

- El DNI electrónico se puede usar para solicitar becas, presentar la declaración de la renta, realizar transacciones con empresas, sacar dinero del cajero.

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