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domingo, noviembre 10, 2013

Cómo crear una lista de tareas

Fuente:http://blogs.menshealth.es/productividad/como-crear-una-lista-de-tareas/

Big ChecklistPuede parecer una chorrada pero es más difícil de lo que crees.
El gran problema de administrar nuestro flujo de trabajo en listas de tareas es que al sobrecargarlas con todo lo que tenemos pendiente perdemos la confianza en ellas, se vuelven demasiado difíciles de administrar. Con una lista de 5 a 10 tareas puedes saber qué es lo siguiente a hacer con un solo vistazo, pero con una de 50 ya no.
Mi primera recomendación es que no administres tu flujo de trabajo con una sola lista. Existen métodos como GTD (Get Things Done o Haz que las cosas se hagan) cuyo espíritu es similar al de la lista de tareas pendientes, pero añadiendo un grado de complejidad más elevado el cual permite controlar los problemas derivados por el exceso de los diferentes tipos de tu actividad a través de un sistema de múltiples listas y estableciendo unos criterios de filtrado. Sin embargo para introducirse a este sistema hace falta controlar unas bases al confeccionar las listas…
No hagas listas de tareas, mejor divide tu actividad e acciones¿Qué diferencia hay? Una actividad es una acción física indivisible. Imagínate que necesitas llevar tu coche al taller, ¿Estás seguro que solo necesitas conducir hasta el taller y dejarlo?, primero debo llamar y quedar con el mecánico cuando llevarlo y saber lo que tardará en revisarlo parar recogerlo, para ello debo tener localizado su teléfono, y si no tengo taller debo buscar uno, por no hablar de buscar transporte alternativo si ese es el caso… Este nivel de detalle nos permite desgranar la dificultad real de la tarea y evitar tareas. Otro beneficio es prevenir dejar tareas inacabadas. Desglosar en accionesfacilita empezar y terminar cada uno de los apuntes de la lista en acciones. Si crees que esto puede disparar el tamaño de tu lista, trabaja con una lista principal de tareas + múltiples listas de acciones donde se detalle la actividad a realizar para cada una de ellas.
Redacta cada uno de los apuntes en tu lista con una definición concreta que describa la tarea a realizar. No es lo mismo “Llamar a Juan” que “Llamar a Juan (699-999-999) para hablar del informe mensual de ventas”, de un solo vistazo sabemos que hacer, con quien y disponiendo de la información necesaria para hacerlo al momento. Queremos evitar distraernos buscando el teléfono, o lo que sea, para dedicarnos de pleno a ejecutar la acción. El otro punto clave es no acabar desconcertados y pensando para que teníamos que llamar a Juan, aunque nos acordemos a los pocos segundos el hecho de poder pasar a la acción al acto ayuda a mantener la atención y el flow.
Busca un soporte para llevar siempre encima tu lista de acciones más inmediatas. Escritas en tu libreta o en tu smartphone. En un anterior post te hablaba de la importancia de recopilar y te aconsejaba llevar siempre contigo un bloc de notas y un bolígrafo para anotar todo aquello que te viniera a la cabeza. Puedes utilizar el mismo blog para llevar el registro de tareas a realizar, por un lado del bloc escribes tus ideas y por el otro administras tu lista de tareas. Si trabajas en formato papel te recomiendo tachar las tareas/acciones al terminarlas y reformularlas si quedan inacabadas. Volverlas a anotar con una descripción más adecuada, a lo que queda por hacer. Del mismo modo al final del día vuelve a recomponer la lista con las acciones del día siguiente y las que han quedado pendientes.
Crea una lista B, o auxiliar. Si tu lista de siguientes acciones es demasiado extensa y te desmotiva, o te confunde, crea una lista más reducida con un lote de trabajo a realizar durante el día. Una vez finalizado puedes volver a crear otra mini-lista con otro lote de tareas. Suele ser una medida bastante efectiva para esos días en que por lo que sea, te cuesta trabajar.
Me resulta fascinante ver como en la época en la que vivimos, las aplicaciones que tenemos en los smartphones o en nuestro ordenador para controlar nuestra actividad siguen el principio de la lista de actividad que se va descomponiendo en tareas, subtareas y estas se organizan en unidades como proyectos, planes diarios de trabajo… pero la verdad es que lo más básico a veces es lo que mejor funciona

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