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miércoles, agosto 01, 2012

GTD y Google


GTD con Gmail, Google Tareas y Google Calendar

GTD, Getting Things Done, es un sistema ideado por David Allen para gestionar nuestras tareas de manera eficaz y sin agobios. No es mi intención hacer un artículo sobre GTD. En esta lista dediigoGTD,  tenéis recogido lo que he encontrado hasta ahora sobre el tema. Si preferís suscribiros a las novedades de la lista podéis hacerlo con este enlace: RSS lista GTD
La intención de este artículo es el de proponer una manera de trabajar el método GTD con aplicaciones de Google. En esencia David Allen propone una acción en 5 fases:
  1. Recopilar
  2. Procesar
  3. Organizar
  4. Revisar
  5. Hacer
Nos vamos a fijar en el punto 1, Recopilar, y en el  3, Organizar, para estructurar nuestro trabajo de manera focalizada, y así dar prioridad a las tareas que necesitan irse solucionando.
Vamos a partir del correo, en este caso de gmail, que es el origen por donde suelen llegar casi todas las tareas. Podemos centralizar en gmail la recepción de las diferentes cuentas de correos que tengamos, se puede preparar configurando el correo.
Además del correo gmail, vamos a tener como organizador fundamental Google Tasks, o Google Tareas. Siguiendo las indicaciones del método vamos a crear varias listas de tareas que serán a modo de carpetas donde incluiremos y procesaremos las tareas :
  • Recopilar o inbox: en esta lista iremos guardando todo lo que llegue del correo. Hay una posibilidad de añadir directamente a tareas desde el mismo correo que estamos leyendo al pinchar en Más.
En esta lista también incluiremos todas las ideas que que se nos ocurran para que podamos procesarlas posteriormente.
  • En el momento de Procesar iremos distribuyendo las tareas en diferentes listas dependiendo de los proyectos que estemos trabajando, con ello Organizamos las tareas. David Allen plantea cuatro carpetas o listas:
  • Algún día: proyectos o tareas que no se van a ejecutar de inmediato pero que nos gustaría retomar en otro momento
  • Próximo: tareas que tienen prioridad inmediata.
  • En espera: tareas que dependen de otra persona para ser llevadas a cabo.
  • Proyectos: que están en activo y que a su vez tendrán otras acciones en marcha. Puede haber diferentes listas con cada proyecto o como mejor te quieras organizar.
Las tareas de Google permiten:
  • pasar de una lista a otra desde la misma tarea con un menú desplegable que dice Mover a la lista.. Lo que viene bien para Procesar las tareas desde el inbox o cualquiera otra de las listas de tareas.
  • poner recordatorios o vencimiento con fecha y hora.
  • al mandar un correo a tareas desde el menú desplegable Más,  se queda en la  asociado. Así podremos ir directamente desde la tarea al correo origen mediante un enlace que nos aparecerá en la misma.
  • hacer visibles las listas de tareas junto a Google Calendar.
Una vez procesadas las tareas según la estructura que hayas creado, conviene seguir los siguientes pasos de:
  • Revisar: para que el sistema resulte útil es necesario que se revisen las listas de tareas, bien diariamente o a gusto del usuario o usuaria según su volumen de trabajo,
  • Hacer: el más importante, la organización debe ser simple y eficaz de manera que dediquemos el tiempo a hacer.
Gmail y el resto de aplicaciones Google no son las mejores para trabajar en GTD, hay otras que pueden ser más indicadas como ThingsWunderlistEvernoteNirvana o Remember The Milk. Esto será de utilidad si tenéis un Google apps con un dominio propio, o tenéis un grado alto de utilización de aplicaciones Google.
De todas formas, deberéis probar cuál es la aplicación que mejor se adecua a vuestro trabajo. No olvidéis la posibilidad de utilizar en este sistema algún tipo de smartphone junto al ordenador, de manera que tengáis una sincronización completa.

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